Ovládněte svůj pracovní den s kalendářem MS Outlook! S našimi videi se snadno naučíte základy i pokročilejší možnosti tohoto nástroje. Přijímejte bez problémů pozvánky a sdílejte svůj kalendář se svými kolegy pomocí pár jednoduchých kroků a kliknutí. Zlepšete organizaci práce a komunikaci ve vašem týmu nebo na škole díky schopnosti sdílet váš kalendář v MS Outlooku a nastavit různá oprávnění pro ostatní.
Orientace v rozhraní kalendáře Outlook
Když otevřete kalendář v novém Outlooku, zobrazí se hlavní zobrazení. Ozve se aktuální datum a to, zda existují události pro daný den. Ozve se i celkový počet událostí pro aktuální měsíc. Vodorovný navigační panel se nachází v horní části obrazovky. Outlook Kalendář se otevře s vybratou kartou Domov.
Navigace a nastavení
- Pokud chcete prechádzať hlavnými oblasťami obrazovky, stlačte kláves Ctrl+F6. Ozve se: "Jump to date selection" (Prejsť na výber dátumu).
- Pokud chcete prejsť na riadok kariet na páse s nástrojmi, stlačte kláves Tab alebo kláves Shift+Tab.
- Navigačná tabla obsahuje tlačidlo Nová udalosť v hornej časti a selektor dátumu a zoznam kalendárov pod ním.
- Aktuálny kalendár zobrazuje vybraté zobrazenie aktuálneho kalendára, napríklad týždeň alebo mesiac.
- V hornej části aktuálneho kalendára se nachází panel s nástroji, na ktorém můžete preskúmať aktuálny mesiac a rok, vybrať predchádzajúci alebo nasledujúci mesiac, pomocou výberu mesiaca vybrať zobrazenie aktuálneho kalendára (deň, pracovný týždeň, týždeň, mesíc alebo dnes) a zdieľať kalendáre.
- Nastavení kalendáře můžete upravit v okně Nastavení Outlooku. Jedním stlačením klávesu Tab přesunete zameraní na pás s nástroji, potom stláčajte kláves so šípkou doprava, dokud se neozve "Calendar settings" (Nastavení Calendar), a stlačte kláves Enter.
- Precházejte mezi nastaveními pomocí klávesu Tab a klávesu Shift+Tab.
- Pokud chcete nájít možnost nebo rychle vykonat akci, použijte textové pole Hledat. Zadejte hledané slova pro akci, kterou chcete vykonat.
Vytváření a správa událostí
Přidání události do kalendáře skupiny se velmi podobá přidání události do osobního kalendáře. Událost vytvořená v kalendáři skupiny se zobrazuje jako událost pořádaná skupinou.
Přidání události
Stiskněte klávesu Ctrl+N. Stlačením klávesu Ctrl+N otevřete prázdné okno plánované činnosti. Zamerení se nachází na textovém poli Předmět. V okně události zadejte název události, místo konání a čas ukončení.
- Pokud chcete událost uložit, stláčajte kláves Shift+Tab , dokud se neozve "Save button" (Tlačítko Uložit), a potom stlačte kláves Enter.
- Pokud chcete ukončit skladatele události bez uložení, stlačte kláves Alt+F4.
Pozvánky na schůzky
Ve výchozím nastavení se pozvánky na schůzku neodesílají do složky Doručená pošta každého člena ve skupině. Pokud chcete skupinu pozvat, přidejte ji do seznamu účastníků. Pokud jste účastníky nezadali, zobrazí se zpráva: Pozvánka se členům skupiny neodesílají, dokud je nepozvete.
Čtěte také: Správné ukotvení polystyrenu na fasádu
Když v Outlooku chcete pozvat lidi, aby se zúčastnili schůzky nebo události, obvykle odešlete žádost o schůzku.
Opakování událostí
Někdy čas jedné schůzky nevystačí a my chceme schůzku zopakovat. V tomto případě je samozřejmě možností vytvořit novou událost a pozvat všechny účastníky znovu. Když ovšem přidržíte klávesu Ctrl a kliknete u toho na původní událost, můžete ji přesunout na nový termín pouze tahem myši. Ve chvíli, kdy už v kalendáři novou schůzku vidíte, dvojklikem ji otevřete a stisknete poslat.
Sdílení kalendáře a práce ve skupinách
V seznamu složek v části Skupiny vyberte skupinu. Pokud máte otevřených více kalendářů, zobrazí se události pro každý z nich.
Sdílení kalendáře
Začněte tím, že se přihlásíte do webové verze MS Outlook. Nyní je na čase zvolit možnost Sdílet. To najdete v horní nástrojové liště.
Delegát: Toto je nejvyšší oprávnění, což znamená, že osoba může vytvářet schůzky vaším jménem a reagovat na příchozí schůzky. Toto nastavení je vhodné pro např. Nakonec vyberte možnost Sdílet a uživateli je automaticky odeslána pozvánka na sdílení kalendáře.
Čtěte také: montáž dřevěných lišt
Odpověď se žádostí o schůzku
Funkce, která Vám jednoznačně ušetří čas, se jmenuje Odpověď se žádostí o schůzku. Tuto ikonku najdete v horní liště. Stejně tak můžete použít zkratku Ctrl+Alt+R. Po rozkliknutí se vám otevře okno ve formě pozvánky ke schůzce, můžete si vybrat, zda přidáte adresu místa setkání, MS Teams či Skype.
Nastavení připomenutí a oznámení
V části Upozornit na přejděte do části Kalendář a nastavte přepínač na Vypnuto, pokud nechcete, aby se tato oznámení zobrazovala. Pokud chcete zapnout oznámení, nastavte přepínač na Zapnuto a rozbalte oddíl Kalendář.
Možnosti připomenutí
- Pokud zvolíte styl připomenutí oznámení, budete mít možnost zavřít připomenutí u minulých událostí (například jste pryč a nechcete se vracet k připomenutím událostí, které proběhly v době, kdy jste byli pryč).
- V části Události, které vytvoříte vyberte rozevírací seznam Výchozí připomenutí a pak vyberte výchozí dobu, po kterou chcete mít připomenutí nadcházejících událostí.
- Pokud měníte řadu schůzek, nejdřív vyberte Zobrazit řadu.
- Pokud měníte jednu událost (nebo řadu událostí, pokud jste vybrali Zobrazit řadu), vyberte ve skupině Možnosti rozevírací seznam Připomenutí a pak vyberte částku pro nový čas připomenutí.
- Pokud chcete připomenutí odebrat, vyberte úkol a pak najeďte myší na připomenutí, dokud se nezvýrazní a nezobrazí se tlačítko Zrušit.
Jiné aplikace nebo konkrétní nastavení ve Windows občas kolidují s doručováním oznámení Outlooku.
Pokročilé tipy pro práci s kalendářem
Zobrazení libovolného počtu dní
Chcete si usnadnit každodenní práci? Tento trik vám umožní zobrazení libovolného počtu dní bez omezení na týden či měsíc. V pravém horním rohu vyberte možnost zobrazení kalendáře na Den. V levém sloupci, kde se zobrazuje malý náhled kalendáře, stačí kliknout myší na počáteční den a přejet přes vybrané období, které chcete zobrazit.
Porovnání termínů
Chcete porovnat, který z navržených termínů se vám nejvíce hodí? Nastavte si zobrazení typu Den (stejně jako v tipu 1). Poté v levém panelu zmenšeného kalendáře klikněte na první den, který chcete v kalendáři zobrazit. Následně stiskněte klávesu Ctrl a klikněte myší na další jeden nebo více dnů, které chcete ve výběru zobrazit. Tento náhled vám pomůže si vybrat z různých navrhovaných termínů schůzky ten nejvhodnější bez zdlouhavého překlikávání.
Čtěte také: Naučte se správně přichytit betony a obléknout brankářskou výstroj
Barevné označování událostí
Nevyznáte se ve směsi událostí? Už vás nebaví se dívat na defaultně nastavenou modrou barvu? Klikněte pravým tlačítkem kamkoli do prázdného (bílého) políčka a dále rozklikněte ikonku barva. Chcete-li ovšem označit barevně pouze jednu položku v kalendáři, klikněte na ní levým tlačítkem myši.
Tmavý režim
Unavené oči z počítače? To známe asi všichni. Aspoň malou pomoc přinese nastavení tmavého režimu. Stačí kliknout pravým tlačítkem do prázdného políčka v kalendáři, dále rozklikněte Možnosti kalendáře. Zde dále přejděte na kategorii Obecné v levém panelu.
Kalendář narozenin
Kalendář narozenin používá informace ve vašich kontaktech k tomu, abyste měli přehled o narozeninách. Abyste mohli zobrazit narozeniny, musíte přidat kalendář narozenin. Po přidání kalendáře narozenin ho můžete přidat do aktivních kalendářů. Rozbalte Moje kalendáře a vyberte možnost Narozeniny. Pokud ke stávajícímu kontaktu přidáte narozeniny, přidají se do vašeho kalendáře. Pro zrušení výběru narozenin rozbalte Moje kalendáře a zrušte výběr možnosti Narozeniny.
Integrace souborů iCalendar
Existuje alternativní metoda, která funguje obecněji s Aplikací Outlook a dalšími kalendářovými aplikacemi. Do textu zprávy je možné přidat přílohu internetového kalendáře (iCalendar) nebo odkaz na soubor iCalendar.
Nejběžnějším scénářem je uložení souboru .ics iCalendar na web. Do pole Adresa zadejte umístění, kam jste uložili soubor .ics iCalendar. V rámci organizace můžete například vybrat sdílené síťové umístění.
| Akce | Klávesová zkratka | Popis |
|---|---|---|
| Přejít na výběr datumu | Ctrl+F6 | Procházení hlavních oblastí obrazovky. |
| Přejít na pás karet | Tab nebo Shift+Tab | Procházení mezi kartami na pásu karet. |
| Vytvořit novou událost | Ctrl+N | Otevře prázdné okno pro plánovanou činnost. |
| Uložit událost | Shift+Tab (až na tlačítko Uložit) + Enter | Uložení vytvořené události. |
| Ukončit bez uložení | Alt+F4 | Zavře okno události bez uložení změn. |
| Návrat do hlavního zobrazení kalendáře | Alt+Tab (opakovaně) | Přecházení mezi aktivními aplikacemi a návrat do kalendáře. |
| Odpověď se žádostí o schůzku | Ctrl+Alt+R | Otevře okno pro vytvoření pozvánky na schůzku. |
tags: #outlook #prichytit #kalendar #i #postu #na