Microsoft Excel je robustní tabulkový procesor, který již po tři desetiletí využívají jak jednotlivci, tak týmy a celé organizace. Poskytuje nástroje pro operace s daty a tabulkami, vykonávání výpočtů, analýzu dat (včetně statistické) a mnoho dalších funkcí. S využitím pokročilých maker lze realizovat i komplexnější či automatizované výpočtové úlohy.
Základní rozhraní Excelu připomíná účetní knihu se sloupci označenými písmeny nahoře a čísly řádků vlevo. Podobá se to kalendáři, kde jsou názvy dnů v týdnu nahoře a odpovídající dny v měsíci v řádcích pod nimi. Každý sloupec je unikátní a nemůže se opakovat, podobně jako dny v týdnu v kalendáři.
Při spuštění programu Microsoft Excel se automaticky objeví sešit s listy, v rámci kterých můžete vytvářet jednotlivé tabulky, přehledy, grafy. Nově otevřený sešit Excelu obsahuje standardně jeden list. Pracovní sešit představuje samostatný soubor v MS Excelu, který může obsahovat jeden či více listů. List je tvořený souborem buněk a může obsahovat grafy či obrázky.
Základní pojmy v Excelu
- Buňka (Cell): Buňka představuje nejmenší, ale zároveň velmi užitečný prvek Excelu. Můžete do ní vkládat, kopírovat a psát vaše data, a to jak psaného textu, tak čísel. Velikost buňky můžete libovolně upravovat, měnit barvu pozadí, textu, okraje apod. Každá buňka je jednoznačně identifikována svou adresou, která kombinuje číslo sloupce a číslo řádku.
- List (Worksheet): List obsahuje soubor buněk a také neviditelnou vrstvu, kde je možné umístit grafy, obrázky či diagramy.
- Pracovní sešit (Workbook): Pracovní sešit je souborová struktura, která umožňuje organizaci a správu více listů, kdežto list je jednotlivá stránka, kde uživatel může pracovat s daty.
Správa listů v Excelu
Vkládání listů
Pokud pro svou práci potřebujete více listů, stačí klepnout na ikonku se symbolem plus dole na liště se záložkami listů. Nové listy můžete také vkládat pomocí místní nabídky. Jestliže klepnete pravým tlačítkem myši na záložku listu, zobrazí se místní nabídka s příkazem Vložit. Po klepnutí na něj se otevře dialogové okno, ve kterém lze vybrat, jaký list potřebujete vložit. Další možností je použít na kartě DOMŮ ve skupině Buňky ikonu Vložit.
Kopírování listů
Jestliže je na některém listu vytvořena hotová tabulka a na jiný list potřebujete vytvořit obdobnou tabulku s jinými údaji, je zpravidla výhodnější provést kopii celého listu. Kopírování listu můžete také provádět z jednoho otevřeného sešitu do druhého.
Čtěte také: OSB desky na podlaze: postup
Postup kopírování listu:
- Na záložku kopírovaného listu klepnete pravým tlačítkem myši.
- Z místní nabídky použijete příkaz Přesunout nebo zkopírovat.
- V zobrazeném okně označíte volbu Vytvořit kopii.
- Při kopírování z jednoho sešitu do druhého použijete příkaz Do sešitu a vyberete název cílového sešitu.
- V seznamu Před list vyznačíte umístění vytvářené kopie.
- Klepnete na tlačítko OK.
Při kopírování mezi dvěma různými sešity se název zkopírovaného listu nemění. Při kopírování v rámci jednoho sešitu má vytvořená kopie stejný název jako výchozí list s přidaným číslem „(2)“.
Odstranění listů
Pokud některý list už nepotřebujete, můžete jej odstranit. Zůstaňte na tomto listu aktivní a poté klepněte na šipku u ikony Odstranit. Objeví se možnost Odstranit list. Klepněte pravým tlačítkem myši na jeho záložku a použijte příkaz Odstranit. Pozor, jedná se o akci nevratnou, neplatí tedy pro ni krok zpět. Proto se Excel zeptá, zda opravdu chcete daný list odstranit.
Přejmenování listů
Pro větší přehlednost a lepší orientaci v sešitě se mohou listy pojmenovávat. V nově vytvořeném sešitu jsou na záložkách jednotlivých listů názvy „List1“ atd. Tyto názvy je zpravidla vhodné změnit:
Postup přejmenování listu:
- Poklepejte na záložku listu.
- Na záložku listu zapíšete nový název a potvrdíte klávesou Enter.
Přejmenovávat listy můžete také na kartě DOMŮ ve skupině Buňky přes nabídku Formát - Přejmenovat list. Délka názvu je omezena 31 znaky.
Přesun listů
Časem určitě zjistíte, že je vhodnější mít některé listy v rámci sešitu pro lepší práci s nimi v jiném pořadí. Pořadí jednotlivých listů je možné změnit dvěma způsoby. Při prvním ukážete myší na záložku listu, stisknete levé tlačítko myši a s podrženým levým tlačítkem zatáhnete doleva nebo doprava.
Čtěte také: Vše o suchém betonu
Pokud je v sešitu více listů s delšími názvy, nejsou najednou vidět všechny záložky. Proto je výhodnější použít místní nabídku:
- Na záložku přesouvaného listu klepnete pravým tlačítkem myši.
- Z místní nabídky použijete příkaz Přesunout nebo zkopírovat.
- V zobrazeném okně označíte umístění přesouvaného listu.
- Klepnete na tlačítko OK.
Barevné zvýraznění záložky
Pro lepší orientaci je možné záložky některých listů barevně zvýraznit. Na záložku listu klepnete pravým tlačítkem myši a použijete příkaz Barva karty. Příkaz zobrazí stejné okno, jako při nastavení barvy písma nebo barevného pozadí buňky, ve kterém zvolíte potřebnou barvu. Jestliže je list aktivní, zvolená barva tvoří barevné podbarvení názvu listu. U neaktivních listů se změní pozadí záložky z bílé na zvolenou barvu. Název listu pak může být zobrazen bílým písmem.
Navigace mezi listy
Mezi jednotlivými listy se lze snadno přepínat, a to pouhým klepnutím na tlačítko s názvem listu. Pokud vám klávesové zkratky nevyhovují, tak pravým tlačítkem klikněte na Tlačítka pro pohyb mezi listy. Zobrazí se pop-up okno se seznamem prvních 15 listů. Zde se můžete kliknutím přepnout na požadovaný list. Pokud máte v sešitu více jak 15 listů, stačí kliknout na poslední položku v seznamu Další listy .... Zobrazí se okno s kompletním seznamem listů. Přesouvání mezi listy lze i pomocí klávesových zkratek Ctrl + PgUp (vlevo) a Ctrl + PgDn (vpravo).
Další možnost je vložit do prvního nebo do všech listů VBA kód, který při aktivaci listu do buněk ve sloupci A vypíše navigaci. Pomocí této navigace se můžete přepínat mezi všemi listy.
Skrývání listů
V Excelu můžete skrývat a zobrazovat listy. Ve VBA můžete nastavit vlastnost listu jako "super skrytý" (xlSheetVeryHidden), což znamená, že list nelze zobrazit klasicky v Excelu a k jeho zobrazení se musí použít VBA.
Čtěte také: Obrubník: návod na výrobu
Formátování tabulky pro lepší čitelnost
Nemusíte ztrácet čas nad čitelností tabulek v Excelu, ale můžete použít následující tipy pro profesionální vzhled vašich dat.
Písmo a velikost
Pro prezentaci dat jsou ideální písma typu Sans-Serif (například Helvetica, Ariel, Calibri). Pamatujte také na to, abyste nepoužívali více než dva druhy fontů, ideálně se držte pouze jednoho. Používejte také jasnou hierarchii velikostí písma.
Zarovnání dat
Zarovnáním všech textových dat doleva a všech číselných dat doprava vytvoříte výrazný okraj tabulky. Tím zlepšíte čitelnost a grafickou konzistenci své tabulky. Nepoužívejte zarovnání na střed, protože to způsobuje, že text v buňce graficky „plave“.
Rozestupy a šířka sloupců
Přidejte do své tabulky v Excelu trochu prostoru tím, že svým datům poskytnete více místa úpravou šířky a výšky sloupců. Nastavte vše ručně, používejte celá čísla a snažte se udržet šířku sloupců konzistentně. Pokud máte typově stejné údaje v jedné tabulce, rovnou buňky označte a upravte všechny najednou.
Záhlaví tabulky
Záhlaví pomůže všem uživatelům pochopit data, která prezentujete. Udělejte jej jasné, čitelné a zřejmé na první pohled.
Použití barev
S přidáváním barev se držte jednoduchého pravidla: méně je někdy více. Zvažte jednu, maximálně dvě barvy, které spolu dobře spolupracují a hodí se k vyjadřovaným datům. Nepřidávejte do Excelu barvy jen proto, aby tam byly. Zvolit můžete dvě doplňkové barvy nebo třeba různé odstíny té stejné.
Stínování řádků
Jestliže má tabulka v Excelu mnoho řádků, zvažte jejich stínování světle šedou nebo světle modrou barvou pro lepší čitelnost. Tento jednoduchý grafický trik pomáhá při čtení napříč dlouhou jednolitou tabulkou. Excel pro to má jednoduchou funkci schovanou pod „formátovat jako tabulku“.
Mřížka
Mřížka je skvělá pro přehledné znázornění sloupců a řádků tabulky a usnadňuje sledování dat. Snažte se, aby vodorovné a svislé čáry mřížky nebyly stejné. Zkuste použít plnou čáru pro ohraničení řádků a tečkovanou čáru pro ohraničení sloupců. Pokud používáte stínování střídavých řádků z předchozího kroku, můžete použít plnou čáru pouze pro sloupce a vynechat ohraničení řádků.
Uložení stylu buněk
Jakmile definujete vzhled tabulky, můžete nastavení uložit jako styl buněk. Zvýrazněte buňky tabulky s formátováním, které chcete uložit. Tuto možnost najdete na kartě Domů, kde v galerii stylů vyberete Nový styl buňky.
Podmíněné formátování
Pokud excelová tabulka obsahuje velké množství dat, můžete pomocí podmíněného formátování zvýraznit hodnoty, které splňují určitá kritéria. Například můžete zvýraznit zajímavé buňky s neobvyklými hodnotami k rozpoznání problémů, identifikaci vzorů a trendů a podobně.
Výpočty mezi listy
V závěru se budeme zabývat výpočty mezi listy pomocí odkazů na buňky v různých listech a souhrnů přes listy.
Odkaz na buňky v různých listech
Vzorce mohou obsahovat odkazy i na buňky z jiných listů. Základní zápis vzorce odkazujícího se na jiný list je dle příkladu: =A1 * listopad!C12 (Tedy zde násobíme buňku A1 s buňkou C12, která je na listu listopad.)
Při tvorbě takovéhoto odkazu klepnete nejprve na záložku listu a poté označíte klepnutím vkládanou buňku. Do vzorce se vloží název listu a adresa zvolené buňky, oddělená vykřičníkem. Při přepisu buňky, vložené z jiného listu, se vytvořený vzorec přepočítá. Adresa buňky z jiného listu se do vzorce vloží jako relativní. Při kopírování nebo plnění buňky se vzorcem se proto mění, zatímco název listu zůstává nezměněn. Při přejmenování listu se upraví všechny vzorce, které tento název listu obsahují.
Souhrny přes listy
V praxi se často stává, že sešit zahrnuje několik listů s podobnými tabulkami, obsahujícími údaje pro různá období, pobočky, pracovníky apod. Do sešitu je pak zpravidla nutno vložit další list, který bude počítat celkové hodnoty, tedy provést součet přes více listů. K vytvoření tohoto typu součtu je výhodné použít funkci SUMA, která umožňuje sčítat buňky po řádcích, sloupcích a také po listech. Podmínkou je, aby všechny dílčí listy měly stejnou strukturu, tj. aby jednotlivé sčítané buňky měly vždy stejnou adresu.
Postup použití funkce SUMA pro souhrny přes listy:
- Označíte buňku, kam se má vložit součet a vložte do ní funkci SUMA.
- Klepnete na záložku prvého dílčího listu.
- Na tomto listu označíte sčítanou buňku.
- Podržíte klávesu Shift a klepnete na záložku posledního dílčího listu.
- Klepnete na tlačítko OK.
Odkaz na sčítanou buňku se vloží jako relativní. Při kopírování nebo plnění buňky se vzorce se upraví odkaz na sčítanou buňku, rozsah listů se nemění. Pro vytvoření celé tabulky, obsahující tyto součty, tedy stačí vytvořit vzorec v levém horním rohu tabulky. Buňku se vzorcem naplníte směrem doprava, oblast vytvořených vzorců ponecháte označenou a celou ji naplníte směrem dolů. Přitom se bude plnit několik sloupců vedle sebe. Obdobným způsobem vytvoříte také jiné typy souhrnů, např. průměr přes několik listů.
Vzorce a funkce v Excelu
Ve světě Excelu se často setkáváme s dvěma termíny, které se využívají při výpočtech: excelové vzorce a funkce. Přestože jsou tyto termíny často zaměňované a mnozí si myslí, že jsou totožné, existují mezi nimi rozdíly.
- Vzorec: V Excelu je vzorec způsob, jak provádět výpočty s hodnotami uloženými v buňkách. Každý vzorec začíná znakem rovnítko (=), následovaným matematickým nebo logickým výrazem.
- Funkce: Funkce v Excelu jsou předdefinované vzorce, které usnadňují provádění běžných výpočtů. Nemusíte tak každý vzorec zadávat ručně.
Vytváření grafů v Excelu
Vytvoření grafu v Excelu může být snadným úkolem, pokud víte, jak na to. Grafy se používají pro vizualizaci dat a sledování trendů. V dokumentu označte data, která chcete zobrazit v grafu. Graf můžete dále upravovat podle svých preferencí - měnit barvy sloupců, formát tabulky nebo typ grafu.
Zaheslování dokumentu v Excelu
Zaheslování dokumentu v Excelu je důležité z několika důvodů. Především pomáhá chránit citlivé nebo důležité informace před neoprávněným přístupem nebo úpravami. Postup zaheslování je podobný jako u aplikace Microsoft Word, což usnadňuje uživatelům naučit se, jak zaheslovat své dokumenty ve více programech balíku Microsoft Office. Po dokončení těchto kroků bude váš Excel dokument zaheslovaný a při příštím otevření bude vyžadováno heslo.
tags: #jak #udelat #list #v #excelu #navod