Microsoft Excel je již přes 35 let nejoblíbenějším nástrojem pro práci s tabulkami. Ať už jste začátečník nebo pokročilý uživatel, vždy je co se učit. Excel nabízí nekonečné možnosti, jak efektivně pracovat s daty a ušetřit si čas.
Základní práce s listy v sešitě
Jakmile už jste v excelovském souboru (sešitu), který se skládá z listů, je důležité umět se v něm pohybovat a efektivně s ním pracovat. Mezi jednotlivými listy se můžete snadno přepínat klepnutím na záložku s názvem listu.
Vkládání a odstraňování listů
Listy lze v rámci otevřeného sešitu podle potřeby libovolně přidávat nebo odstraňovat.
- Jestliže potřebujete vložit nový list, klepněte v nabídce Vložit na příkaz List. Vytvoří se nový list s následujícím pořadím, který se vloží před ten list, na kterém se právě nacházíte.
- Listy můžete vkládat také pomocí místní nabídky. Klepněte pravým tlačítkem myši na záložku listu a vyberte příkaz Vložit. Otevře se dialogové okno, ve kterém lze vybrat, jaký list potřebujete vložit.
Pokud už list nepotřebujete, můžete ho kdykoliv zrušit.
- Zvolte příkaz Odstranit list z nabídky Úpravy. Rušíte vždy ten list nebo listy, které máte označené. Pozor, jedná se o akci nevratnou, neplatí tedy pro ni krok zpět. Proto se vás před úplným zrušením ještě MS Excel zeptá, zda opravdu chcete daný list odstranit.
Přejmenování listů
Dokážete si představit, že byste v sešitě měli například 20 listů a všechny pojmenované List1, List2,… List20? Asi byste se v zapsaných datech těžko orientovali. Proto se listy mohou pojmenovávat. Na základě názvu listu pak víte, která data na kterém listu máte, a snadno se jen klepnutím na příslušnou záložku přepnete. Nemusíte zbytečně přepínáním mezi listy hledat ta správná data.
Čtěte také: jak na dropdown menu v Excelu
A jak se list pojmenuje?
- Poklepejte na záložku listu, který chcete pojmenovat. Prosvítí se tím starý název listu.
- Pak jen stačí existující název přepsat novým jménem a vše potvrdit stiskem klávesy Enter nebo klepnutím myši do libovolné buňky listu. Listu pak již zůstane nové jméno.
Přejmenovat list lze i pomocí příkazu z nabídky Formát. Zde klepněte na položku List a poté příkaz Přejmenovat. Nebo můžete použít i pravé tlačítko myši a jeho místní nabídku.
Přesuny a kopie listů
Nelíbí se vám pořadí některých listů v rámci sešitu? Pak stačí jednoduše listy pouze zaměnit.
- Chytněte levým tlačítkem myši záložku listu, který potřebujete přesunout, a poté táhněte myší do nové pozice.
- Zobrazí se malý černý trojúhelníček, který ukazuje novou polohu listu.
- Zde pak levé tlačítko myši uvolněte a list se na dané místo hned přesune.
Pokud budete při celém přesunu držet klávesu Ctrl, tak list nejenom přesunete, ale také zároveň zkopírujete. Objeví se druhý list se stejným názvem, ale s označením verze (2).
Přesouvat a kopírovat listy lze nejenom v rámci daného sešitu, ale také do jiného již existujícího či nového sešitu. Jestliže tedy potřebujete list přesunout do jiného sešitu, použijte z nabídky Úpravy příkaz Přesunout nebo zkopírovat list. Otevře se dialogové okno, ve kterém se nastaví, do kterého sešitu chcete list přesouvat nebo kopírovat a před který list se má kopírovaný list umístit. Pamatujte si, že přesouvat nebo kopírovat listy lze jen do právě otevřených sešitů nebo do sešitu nového.
Čtěte také: Průvodce návrhem zděných konstrukcí v Excelu
Slučování neboli sdružování listů
Podržíte-li klávesu Ctrl a klepnete-li při tom i na jinou záložku listu než je list aktivní, pak se tato záložka také prosvítí. Tím vytvoříte takzvané sdružení neboli sloučení listů. Lze si to představit tak, že mezi listy vložíte kopírovací papír. To znamená, že text a data, která píšete na jeden list, se zároveň propisují i na listy ostatní. Jakmile už propisování nepotřebujete, sdružení vypnete opět pomocí klávesy Ctrl nebo klepnutím na záložku neoznačenou. Sdružovat se mohou i celé skupiny listů, je jedno jestli souvislé nebo nesouvislé. Při sdružování souvislé skupiny listů můžete využít také klávesu Shift.
Pokročilé techniky práce s listy
Zobrazení více listů najednou
Když pracujeme s více listy najednou, tak se může stát, že se velmi rychle ztratíme a je pro nás daleko složitější si neustále pamatovat na jakém listu jsme, zvlášť když máme například něco kontrolovat. Můžeme si pomoci tak, že si zobrazíme více listů vedle sebe. Například chceme vidět naráz listy Leden až Duben.
- Klikneme na únor a na kartě Zobrazení vybereme Nové okno.
- To samé uděláme pro Březen a Duben.
- Teď v jednom z nich na kartě Zobrazení vybereme Uspořádat vše, kde vybereme Vedle sebe a dole Okna aktivního sešitu.
V tu chvíli se nám tato 4 okna uspořádají vedle sebe a my můžeme daleko lépe zkontrolovat výpočty.
Zvětšení zorného pole spodní lišty
Pokud pracujete s excelovým sešitem, ve kterém máte více listů, tak to většinou vypadá tak, že na spodní liště vidíte několik prvních listů a na další se musíte posouvat šipkou doprava. To může být po nějaké době otravné. Zorné pole spodní lišty si můžete zvětšit posunutím spodní lišty tak, abyste viděli co nejvíce listů. Stačí myší chytit tři tečky u spodního posuvníku a posunout je co nejvíce doprava.
Hromadná úprava listů (seskupení listů)
Dalším trikem je seskupení více listů tak, aby se nám s nimi lépe a rychleji pracovalo. Řekněme, že máme v excelovém souboru několik listů, které mají stejnou strukturu. V našem případě reprezentuje každý list jeden měsíc a na každém listu máme tabulku s prodejními daty za jednotlivé produkty. Vedle tabulky máme na každém listu základní výpočty. Abychom nemuseli měnit procento na každém listu zvlášť, tak můžeme použít následující trik, který spočívá v seskupení listů a hromadné úpravě.
Čtěte také: Všestranné použití pěnových PVC desek
Označíme všechny listy v sešitu, a to tak, že:
- držíme klávesu Ctrl a klikáme na listy za stálého držení klávesy Ctrl, nebo
- klikneme na první list, držíme klávesu Shift a označíme poslední list, čímž se automaticky označí všechny listy mezi nimi.
Tak jako tak, když máme označené všechny listy, tak stačí na jednom aktivním listu změnit procento a potvrdit klávesou Enter. Po potvrzení se změnila procenta na všech označených listech. To samé by fungovalo i na vzorec. Můžeme opět označit všechny listy, kliknout do vzorce a změnit číslici. Změnu potvrdíme klávesou Enter a jelikož máme stále označené všechny listy, tak tu samou změnu provedeme i ve druhém vzorci. To samé bychom mohli udělat i v textu.
Ukotvení příček
U rozsáhlých tabulek vám při práci pomůže možnost Ukotvit řádky a sloupce. Ukotvení najdeme na horní liště excelového sešitu pod záložkou Zobrazení. Zde najděte záložku Ukotvení příčky. Máte na výběr z několika možností. Můžete ukotvit pouze řádky, pouze sloupce a nebo sloupce i řádky. Pokud řádky nebo sloupce ukotvíte, tak při pohybu v excelovém sešitu dolů nebo do stran zůstanou vybrané sloupce a řádky viditelné.
Pro ukotvení označte buňku nad kterou chcete řádky ukotvit.
Funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ (INDIRECT) pro porovnávání dat napříč listy
Pokud máte několik listů, na kterých máte namodelovaný vývoj ukazatele IRR při různých peněžních tocích, a na listu "Přehled scénářů" chcete jednotlivé výsledky scénářů porovnat v tabulce, samozřejmě byste mohli jít a kliknout do buňky ke scénáři jedna a pomocí rovná se provázat buňku s výsledkem na listu scénář 1. Toto bychom ale museli opakovat pro všechny scénáře. Pokud máme scénářů málo, tak to nemusí být problém, ale co kdybychom takových listů měli desítky? Můžeme použít funkci NEPŘÍMÝ.ODKAZ (anglicky funkce INDIRECT).
U tvorby reference na list je nejjednodušší začít tak, že se podíváme, jak je reference na list strukturovaná. Napíšeme rovná se do první buňky, proklikneme se na scénář 1 a provážeme buňku s výpočtem a potvrdíme. Jelikož máme list pojmenovaný dvěma slovy s mezerou mezi slovem a číslicí, tak je název listu uvedený jednoduchými uvozovkami. Následuje vykřičník, který je u odkazu na list vždy, a pak následuje buňka, na kterou se odkazujeme. Tuto referenci vytvoříme teď ve funkci NEPŘÍMÝ.ODKAZ. Největší chybou ve funkci NEPŘÍMÝ.ODKAZ je to, že se zapomíná, že všechno v této funkci je textem, tudíž musí být vše uvedené v uvozovkách.
Jelikož vše ve funkci musí být bráno jako text, tak musíme do vlastních uvozovek nejprve dát tyto jednoduché uvozovky. Před tyto apostrofy tedy napíšeme uvozovky. Dále musí být v samostatných uvozovkách i vykřičník. Nicméně text musí být spojený ampersandem, takže za apostrof napíšeme ampersand a vykřičník dáme do uvozovek. Následuje odkaz na buňku, který rovněž musí být v uvozovkách a spojený s ostatním textem ampersandem. Poslední co zbývá je nahradit text list odkazem na buňku v tabulce, kde máme pojmenované jednotlivé listy. Takže text listu nahradíme odkazem na buňku (například A4). Nicméně to opět musíme s ostatním textem spojit ampersandy, jak za textem, tak před textem.
Pokud bychom se chtěli podívat, zda máme vše správně, tak označíme tu část funkce, která označuje název listu, tedy tu část včetně vykřičníku a zmáčkneme klávesu F9. Funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ tedy teď ví, že se má na listu Scénář 1 odkázat na buňku E3 a vrátit její obsah. Jak funkci potáhneme dolů, tak na druhém řádku bude místo Scénáře 1, scénář 2 atd. Nezapomeneme se vrátit do funkce zmáčknutím Ctrl+Z. Funkci potvrdíme a stáhneme ji dolů.
Používání 3D vzorců (např. funkce SUMA)
Dalším trikem je používání takzvaných 3D vzorců. Nejoblíbenější funkcí, kterou můžeme použít ve formátu 3D, je určitě funkce SUMA. Máme tři listy A, B a C, na kterých máme uvedené tržby. Na listu "Přehled" bychom chtěli všechny tržby ze tří listů sečíst. První možností je, že nejprve sečteme tržby na jednotlivých listech.
Abychom to nemuseli dělat postupně, tak využijeme předešlého triku:
- Označíme všechny tři listy.
- Na jednom listu napíšeme rovná se, funkce SUMA a označíme tržby v tabulce.
- Funkci potvrdíme Enterem. Teď by funkce SUMA měla být ve všech buňkách na všech listech.
Jediné, na co si musíte dát pozor, je, že pokud jste v lednu označili více buněk, jelikož máme 31 dnů, tak v únoru bude označeno i několik řádků pod tabulkou, jelikož v únoru máme méně dnů. V tomto případě to nevadí, ale pokud byste hned pod tabulkami měli jiná data, tak byste si na to měli dát pozor.
Když máme součty všude, pro součet všech listů postupujeme následovně:
- Napíšeme funkci SUMA.
- Nejprve klikneme na první list A a označíme součet.
- Držíme klávesu Shift a klikneme na poslední třetí list, který chceme do součtu zahrnout, na tomto listu C ani nemusíme klikat na žádnou buňku. Tím, že jsme klikli na list, zatímco jsme drželi Shift, tak se vzorec ve funkci SUMA změnil. Teď je ve formátu A:C a odkaz na buňku součtu. Tím jsme funkci SUMA řekli, že má sečíst všechny buňky E2 na listech od A do C.
3D suma je zajímavá i v tom, že bude reagovat na přidané listy. Zkopírujeme list C, vytvoříme duplikát a přejmenujeme ho na list D. A vložíme ho před list C. Přepneme se na list "Přehled" a jak vidíme, tak tím, že jsme nový list vložili mezi list A a C, tak se součet automaticky zahrnul do sumy.
Samozřejmě nemusíte 3D funkci tvořit označováním listů, ale když znáte syntax 3D sumy, tak celou funkci můžete napsat. Napsali bychom SUMA, kde bychom v jednoduchých uvozovkách napsali A:C, vykřičník a odkaz na buňku se součty. Funkci ukončíme a potvrdíme. Stejně tak bychom buňky mohli sečíst bez mezisoučtů. Napsali bychom funkci SUMA, kde bychom klikli na list A, označili buňky, které chceme sečíst, drželi klávesu Shift a překlikli se na poslední list C.
3D funkce můžete použít i ve spojení s pojmenovanými oblastmi. Klikneme na list A, kde pojmenujeme sloupec tržeb. Klikneme na list Vzorce a vybereme Definovat název. Oblast pojmenujeme jako "Tržba". A jako oblast označíme buňky tržeb. Teď za odkaz na list A napíšeme dvojtečku a list C a potvrdíme název.
Zamykání buněk pro ochranu dat
Velice užitečné je využít zamykání buněk. Jako autor budete moci určit jen ty buňky, které půjdou přepisovat (měnit). Pokud si vytvoříte nějaký populární sešit (fakturu, docházkový list, ...), bude se vám hodit uzamčení buněk. To znamená, že buňky nepůjdou přepsat (až na těch pár, které necháte odemčeny). V následně zobrazeném dialogovém okně Uzamknout list můžete nastavit Heslo (pokud chcete uživateli zamezit odemknutí). Pozor: Heslo není nepřekonatelné, na internetu jsou k dispozici prográmky, které ho dokáži zjistit (odstranit).
Nastavení počtu listů v novém sešitě
Pokud chcete změnit počet listů, které se automaticky zobrazí v novém sešitu, přejděte na kartu Obecné, kde v políčku Počet listů v novém sešitu údaj opravíte. Po potvrzení a novém spuštění sešitu MS Excelu se již zobrazí sešit s nově zadaným počtem listů.
Užitečné klávesové zkratky a funkce
Excel nabízí mnoho klávesových zkratek a funkcí, které vám usnadní práci:
| Klávesová zkratka/Funkce | Popis |
|---|---|
| Ctrl + A | Rychlý výběr celého listu nebo celé souvislé tabulky (pokud je aktivní buňka v tabulce). |
| Alt + Enter | Vytvoření nového řádku v buňce. |
| Zalomení textu (záložka Domů) | Automatické zalomení textu na okraji buňky. |
| Kopírovat formát (záložka Domů, ikona štětce) | Rychlé zkopírování formátu z jedné buňky na druhou. |
| Flash Fill / Dynamické doplňování | Rychlé vyplnění sloupce na základě vzoru dat v prvním sloupci. |
| Text na sloupce (záložka Data) | Rozdělení dat z jedné buňky do více sloupců. |
| Ctrl + C | Kopírování řádku, sloupce, buňky. |
| Ctrl + X | Vyjmout řádek, sloupec, buňku. |
| Ctrl + V | Vložení zkopírovaných/vyjmutých hodnot. |
| Alt + = | Rychlé vložení automatické funkce SUMA. |
| Přejít na - jinak (Go to Special) | Označení prázdných buněk v tabulce pro následné odstranění nebo doplnění hodnot. |
| Předchůdci (záložka Vzorce) | Zobrazení modrých šipek naznačujících zdrojové hodnoty pro vzorec. |
Další tipy a triky pro Excel
- Vyplnění sloupců nebo řádků daty: Když potřebujete vyplnit sloupce nebo řádky daty, jako jsou datumy, začněte psát první dvě hodnoty (např. 1/1/24, 1/2/24), poté uchopte malý čtvereček v pravém dolním rohu druhé buňky a přetáhněte jej. Excel automaticky doplní zbytek podle vzoru.
- Odstranění duplicit: Označte seznam s duplicitními položkami, zkopírujte a vložte jej tam, kde chcete mít jedinečný seznam hodnot. Po vložení seznamu hodnot nechte hodnoty označené a klikněte v horní liště excelového sešitu na záložku Data, kde pod záložkou Datové nástroje vyberte možnost Odstranit duplicity.
- Kopírovat jen hodnoty: Pokud potřebujete z buněk zkopírovat pouze hodnoty, nikoliv vzorce, tak k tomu použijete možnost Vložit jinak. Označte hodnoty, které chcete kopírovat, zkopírujte je a klikněte pravým tlačítkem myši do první buňky, kde chcete mít zkopírované hodnoty. Pod záložkou Možnosti vložení vyberte možnost Hodnoty.
- Přičtení stejné hodnoty k číslům: Označte si číslo, které chcete k ostatním číslům přičíst, zkopírujte ho a označte hodnoty, ke kterým toto číslo chcete přičíst. Zmáčkněte pravé tlačítko myši a vyberte Vložit jinak. Ve vyskakovacím okně vyberte pod záložkou Operace možnost Přičíst.
- Rychlá změna formátu čísla na procenta: Napište si někam vedle tabulky 1%. Tuto buňku označte, zkopírujte a následně označte hodnoty, které chcete změnit na procenta. Klikněte na tyto hodnoty pravým tlačítkem myši a vyberte Vložit jinak. Pod záložkou Operace vyberte Násobit.
- Najít a nahradit: Tuto možnost najdete na horní liště excelového sešitu pod záložkou Domů a Úpravy, nebo použijte klávesové zkratky Ctrl+F (Najít) a Ctrl+H (Nahradit).
- Rychlá analýza dat: Označte si tabulku s daty a v pravém dolním rohu se vám objeví ikona Rychlé analýzy dat, nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl+Q.
- Rychlé vložení sekvence čísel: Do první buňky napište jedničku. Tuto buňku označte a na horní liště excelového sešitu pod záložkou Domů vyberte Vyplnit a možnost Řady. Zde nastavíte směr, velikost kroku a konečnou hodnotu.
- Řádky na sloupce a sloupce na řádky (Transponovat): Označte hodnoty, které chcete převést, zkopírujte, klikněte do první buňky, kam chcete hodnoty převést, a klikněte pravým tlačítkem myši a pod záložkou Možnosti vložení vyberte Transponovat. Další metodou je využít funkce TRANSPOZICE.
- Doplnění hodnot do prázdných buněk: Po označení prázdných buněk klikněte do příkazového řádku, do kterého napíšete hodnotu, kterou chcete prázdné buňky vyplnit, a potvrdíte stisknutím klávesy Ctrl+Enter.
- Rozdělení textu do sloupců: Označte si buňky, které chcete rozdělit a na horní liště v excelovém sešitu pod záložkou Data vyberte možnost Text do sloupců. V dialogovém okně vyberte oddělovač (mezera, čárka, tabulátor apod.).
tags: #excel #upevneni #listy #tipy