Rozbalovací seznam je seznam, který se v Excelu rozbalí v jedné buňce. Jedná se o přednastavený seznam hodnot, ze kterých lze v Excelu vybírat. Rozbalovací seznam se hodí všude tam, kde potřebujete, aby někdo vybral hodnotu z předem určeného seznamu. V Excelu je rozbalovací seznam součástí Ověření dat.
Jak vložit do buňky rozbalovací seznam
Rozbalovací seznam je součástí Ověření dat, které najdeme na horní liště v excelovém souboru pod záložkou Data. Zde v sekci Datové nástroje najdete možnost Ověření dat.
Nastavení rozbalovacího seznamu
V okně Ověření dat se přepneme do záložky Nastavení. Máme v zásadě dva způsoby, jak rozbalovací seznam vytvořit:
- Zadání položek přímo: Do pole Zdroj můžeme jednotlivé položky seznamu napsat a oddělit je středníkem. Pokud bychom chtěli vepsané hodnoty změnit, je nutné přes kartu Data otevřít Ověření dat a v poli Zdroj hodnoty změnit.
- Odkaz na buňky: Druhou možností, jak položky dostat do seznamu, je kliknout do pole Zdroj a označit buňky v excelovém souboru, kde máme položky seznamu vepsané.
Příklad: Chceme vložit rozbalovací seznam, který bude obsahovat dny v týdnu, které jsou uvedené v buňkách B4:B10. V našem případě bychom označili buňky B4:B10.
Zpráva při zadávání
V okně Ověření dat na záložce Zpráva při zadávání můžeme stanovit, co se uživateli zobrazí jako nápověda, když se dostane k rozbalovacímu seznamu. Můžeme zde stanovit nejen zprávu při zadávání, ale i nadpis. V našem příkladu můžeme jako nadpis napsat "Pokyny" a jako zprávu "Prosím vyberte den v týdnu."
Čtěte také: Průvodce soklovými lištami
Chybové hlášení v rozbalovacím seznamu
Pokud by se přeci jen někdo snažil do buňky s rozbalovacím seznamem vepsat něco jiného, tak Excel vrátí chybové hlášení. Toto chybové hlášení si rovněž můžete upravit. Pro nastavení chybové zprávy využijte v okně Ověření dat záložku Chybové hlášení. Kromě vzkazu chybového hlášení zde můžete vybrat i ikonu, která se při chybě zobrazí. Chybové hlášení můžete rovněž vypnout. Stačí na kartě Chybové hlášení odškrtnout možnost "Po zadání neplatných dat zobrazovat chybové hlášení".
Pokročilé techniky pro rozbalovací seznamy
Rozbalovací seznam a duplicity
Pokud chcete vytvořit rozbalovací seznam ze seznamu, ve kterém se vyskytují duplicitní záznamy (například seznam společností ve sloupci H5:H21), bude rozbalovací seznam obsahovat rovněž duplicitní záznamy. To ve většině případů není žádoucí. V takovém případě je lepší si někde vedle vytvořit pomocný seznam, který bude zdrojem rozbalovacího seznamu.
Seznam společností s duplicitami si můžeme jednoduše zkopírovat a vložit někam vedle na list a odstranit ze seznamu duplicity. Duplicity odstraníme tak, že seznam společností označíme a na kartě Data vybereme Odstranit duplicity.
Seřazení hodnot v rozbalovacím seznamu
Pokud chcete mít seznam hodnot v rozbalovacím seznamu seřazený, tak musíte nejprve seřadit zdrojová data.
Doplnění hodnot do rozbalovacího seznamu
Změna zdrojových hodnot
Zdrojové hodnoty, které tvoří rozbalovací seznam, se mohou časem rozrůstat. Pokud na konec zdrojového seznamu přidáme novou společnost, tak se rozbalovací seznam automaticky nerozšíří. V takovém případě se musíme vrátit k nastavení rozbalovacího seznamu a upravit rozpětí buněk v poli Zdroj. Když do pole Zdroj kliknete myší, tak se vám označí buňky, které jsou zdrojem rozbalovacího seznamu, jednoduše tak zjistíte, které buňky vám v seznamu chybí.
Čtěte také: Dlaždice RAKO: kritéria a tipy
Vložení hodnot do seznamu
Druhou možností je vložit novou společnost někam doprostřed seznamu. Tím, že novou hodnotu přidáme doprostřed seznamu, tak ji rozbalovací seznam automaticky zahrne do rozbalovacího seznamu a není tak potřeba rozbalovací seznam manuálně upravovat.
Oficiální excelová tabulka jako zdroj
Poslední možností, jak automaticky aktualizovat rozbalovací seznam, je využít výhod oficiální excelové tabulky. Zdrojový seznam přeměníme na oficiální excelovou tabulku.
Kopírování rozbalovacího seznamu
Rozbalovací seznam můžeme i kopírovat. Jednoduše označíme buňku, ve které je rozbalovací seznam, zkopírujeme a vložíme ji do nové buňky. Rozbalovací seznam se přenesl. A je to proto, protože se rozpětí buněk v rozbalovacím seznamu v poli Zdroj automaticky zafixuje jak pro řádky, tak sloupce.
Rozbalovací seznam z jiného listu
Někdy se vám stane, že máte zdrojový seznam na jiném excelovém listu, než kam potřebujete vložit rozbalovací seznam. V tomto případě, pokud máme list společností na listu "Zdroj" a rozbalovací seznam chceme vložit na list "Rozbalovací seznam", klikneme do buňky, kde chceme mít rozbalovací seznam, otevřeme okno Ověření dat a klikneme do pole Zdroj.
Smazání rozbalovacího seznamu
Pokud potřebujete z buňky rozbalovací seznam smazat, tak otevřete okno Ověření dat a v poli Povolit vyberte místo "Seznamu" "Jakoukoli hodnotu".
Čtěte také: Jak namontovat ukončovací lišty
Vzájemně napojené rozbalovací seznamy
Tento článek je také o tom, jak vytvořit (pomocí ověřování dat) seznamy, které jsou na sebe vzájemně napojené. Začít můžeme tím prvním menu. To vytvoříme úplně jednoduše, pomocí ověření dat. Pak si připravíme pro různé státy seznamy měst. Teď musíme správně pojmenovat oblasti. Např. oblast C1 až C4 potřebujeme pojmenovat "Francie" atd. Tím se všechny sloupce pojmenovaly podle prvního řádku. Teď si přidáme další výběrové pole a nastavíme mu ověření dat. Použijeme funkci NEPŘÍMÝ ODKAZ, která bude odkazovat na hodnotu z předchozího pole.
Práce se seznamy listů v Excelu
Pokud pracujete s excelovským souborem, který má mnoho listů, pak je navigace mezi listy velmi nešikovná a těžkopádná. Je několik cest, jak takovou situaci řešit. Hned na prvním místě musím uvést, že je dobré udržovat v excelovském sešitu co nejméně listů a tím takovému stavu předejít.
Pokud vám klávesové zkratky nevyhovují, tak pravým tlačítkem klikněte na Tlačítka pro pohyb mezi listy. Zobrazí se pop-up okno se seznamem prvních 15 listů. Zde se můžete kliknutím přepnout na požadovaný list. Pokud máte v sešitu více jak 15 listů, stačí kliknout na poslední položku v seznamu "Další listy ...". Zobrazí se okno s kompletním seznamem listů.
Další možnost je vložit do prvního nebo do všech listů VBA kód, který při aktivaci listu do buněk ve sloupci A vypíše navigaci. Pomocí této navigace se můžete přepínat mezi všemi listy.
Někdy se může v MS Excelu hodit omezit uživatele v zadávaní hodnot, kdy zadávání hodnot pomocí ověřovacích seznamu Vám nemusí vyhovovat. Cílem je vytvořit rozbalovací seznam měsíců. Nejprve je potřeba vytvořit seznam měsíců. Do jednotlivých buněk jen zapíšete (Leden, Únor ....).
Vytvoření ovládacího prvku Pole se seznamem
Z lišty vybereme Pole se seznamem. Pokud ji nemáte zobrazenou, je nutno ji zobrazit přes menu Zobrazit - Panel Nástrojů - Formuláře. Dvojklikem na tento objekt obdržíte dialogové okno Formát objektu, ve kterém vyplníte v záložce Ovládací prvek.
Vstupní oblast - Tj. teď když vyberete ze seznamu požadovaný měsíc, např. únor, jemu odpovídající hodnota tj. S hodnotou, kterou takto obdržíte, můžete dále pracovat.
tags: #excel #vyber #lista #návod