Doporučujeme, aby se badatelé nejprve seznámili s průvodcem archivními sbírkami Archivu bezpečnostních složek. Tyto sbírky jsou uspořádány podle původu a předmětu a jsou rozděleny do čtrnácti základních sekcí.
Průvodce archivními sbírkami
Průvodce nabízí stručný popis sbírek, včetně typů dokumentů, které obsahují; v mnoha případech si můžete také přímo prohlédnout předběžné inventární knihy. Vyhledávací pomůcky zahrnují také jmenné, věcné a místní rejstříky pro usnadnění orientace. Průvodce rovněž uvádí oddělení archivu, kde se daná sbírka fyzicky nachází.
Oddělení Archivu bezpečnostních složek
- Operativní svazky a vyšetřovací spisy (Oddělení archivních fondů operativních svazků a vyšetřovacích spisů): Praha 4 - Braník, Branické nám.
- Archivní fondy vojsk MV ČSR, StB a vojsk MV (Oddělení archivních fondů vojsk MV ČSR, StB a vojsk MV): Kanice u Brna, P.O.
Ve své žádosti prosím uveďte, kde byste si chtěli materiály prohlédnout: ve studovně Na Struze v Praze nebo v Kanicích u Brna. Obecně platí, že materiály ze všech oddělení Archivu bezpečnostních složek můžete studovat v obou studovnách, v Praze i v Brně.
Vyhledávání osobních a tematických spisů
Žádosti o osobní nebo tematické spisy jsou zpracovávány v našich evidenčních systémech a dalších vyhledávacích pomůckách získaných ABS od předchozích držitelů těchto spisů (Ministerstvo vnitra, Ministerstvo obrany, Ministerstvo spravedlnosti), aby se zjistilo, zda existují záznamy vytvořené bývalými bezpečnostními službami (Státní bezpečnost, Rozvědka Generálního štábu Československé lidové armády, Oddělení vnitřní obrany Vězeňského sboru pod Ministerstvem spravedlnosti, Zahraniční rozvědka) týkající se operativních svazků, včetně vyšetřovacích spisů, osobních spisů nebo jiných materiálů.
Vyšetřovací spisy bývalé Veřejné bezpečnosti (VB) nejsou do těchto evidenčních systémů zahrnuty. Pokud o ně máte zájem, je nutné kontaktovat přímo oddělení Archivních fondů vojsk MV ČSR, StB a vojsk MV (č. 3), kde jsou uloženy.
Čtěte také: školení a certifikace pro ražený kámen
Je také důležité zmínit, že informace o konkrétních osobách se neobjevují pouze v operativních spisech. Cenné informace lze nalézt také v tzv. administrativní agendě jednotlivých jednotek státní bezpečnosti (pracovní plány, hodnocení činností, zprávy o jednáních s různými otázkami, souhrnné zprávy apod.; „spisový materiál“ v češtině). Tyto materiály nelze vyhledávat prostřednictvím archivních rejstříků, ale jsou dostupné prostřednictvím obecných vyhledávacích pomůcek. K jejich prohlížení doporučujeme, abyste se seznámili s Průvodcem sbírkami archivu a poté se přímo obrátili na příslušné oddělení archivu. Mějte na paměti, že v tomto případě nebude stačit jméno a datum narození dané osoby.
Právní aspekty přístupu k archiváliím
Většina archivních materiálů je přístupná podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Před účinností tohoto zákona (tj. před 1. lednem 2005) byly informativní, operativní a personální spisy (konkrétně osobní spisy zaměstnanců MV) přístupné podle zákona č. 140/1996 Sb., ve znění zákona č. 107/2002 Sb., o zpřístupnění dokumentů vytvořených Státní bezpečností. Materiály přístupné před 1. lednem 2005 podle těchto zákonů mohou být badatelům zpřístupněny pouze v digitální podobě (na počítači), s tím, že některá data, která obsahují, budou anonymizována.
Digitalizace a eBadatelna
Digitalizované archiválie uložené ve Státním oblastním archivu v Praze jsou on-line přístupné na webu eBadatelna. K dispozici jsou kopie v archivu deponovaných matrik z území dnešního Středočeského kraje (mimo tzv. živých matrik uložených na matričních úřadech), v menší míře pak zdigitalizované obecní kroniky, pozemkové knihy, mapy, listiny ad. Digitalizáty jsou průběžně doplňovány. Prohlížení digitálních studijních kopií je umožněno všem bez nutnosti registrace. Registrovaní uživatelé však mají navíc možnost stahování celých archiválií v ZIP balíčcích a vkládání uživatelských poznámek.
Předarchivní péče a nabídka archiválií
Informace pro likvidátory obchodních společností a dalších původců zapsaných v obchodním rejstříku jsou k dispozici v sekci Informace pro likvidátory. Máte-li zájem o darování či prodej archiválií, obraťte se na předsedu nákupní komise Mgr. Martina Sováka, vedoucího Oddělení využívání archiválií a evidence NAD.
Využívání archiválií v badatelnách
Archiválie se předkládají ke studiu v souladu s tzv. archivním zákonem (č. 499/2004 Sb.), který omezuje studium archiválií mladších třiceti let, obsahující osobní a osobní citlivé údaje dosud žijících osob, archiválií ve špatném fyzickém stavu a nezpracovaných archivních souborů.
Čtěte také: Domácí skladování vína
Archiv vyhoví žádosti o nahlížení do archiválií, které má v péči, za splnění zákonných podmínek. K nahlížení v archivech jsou přístupné archiválie starší třiceti let a již zveřejněné archiválie (např. v odborné literatuře či na webových stránkách). Do archiválií obsahujících osobní údaje žijící osoby můžete nahlížet pouze se souhlasem této osoby (souhlas zajišťuje na žádost badatele archiv). Službu požadujete u konkrétního archivu, v němž jsou archiválie, do kterých chcete nahlížet, uloženy.
Vyhledávání specifických dokumentů
- Rodokmen vlastní rodiny: Pokud vaši předci pocházeli z území středních Čech, v první řadě lze využít webu eBadatelna, který slouží jako úplný soupis uložených matrik a také k jejich on-line studiu. Dále je možné využít archiválie bývalých velkostatků, které jsou uloženy na pražské centrále, případně ve státních okresních archivech uložených knih vydaných domovských listů, rozličných evidencí obyvatelstva, sčítacích operátů, evidencí farních úřadů (snubní protokoly), školních výkazů ad.
- Dokumenty ze sčítání lidu: Sčítací operáty do roku 1921 jsou v případě svého dochování uloženy ve státních okresních archivech - dle jejich územní působnosti. Sčítání lidu z roku 1930 (a mladší) je uloženo v Národním archivu.
- Stavební plány domu: Stavební plány existujících domů by se měly nacházet na místně příslušných stavebních úřadech. V případě, že neuspějete s dotazem u příslušného stavebního úřadu, můžete se obrátit na příslušný státní okresní archiv. Je možné, že některé stavební plány jsou součástí fondů archivů obcí nebo národních výborů, i když stavba dosud stojí. Náčrty staveb (zejména starších rodinných domů) bývají součástí fondů berních správ uložených taktéž ve státních okresních archivech. Plány větších budov pak mohou být uloženy ve spisovnách investora stavby či stavebního podniku.
- Doklady k rodinnému majetku (konfiskace, přídělové listiny, pozemkové reformy, válečné škody apod.): Dokumenty lze hledat v archivním fondu Středočeský krajský národní výbor Praha, převážně v odboru zemědělském, finančním, hospodářském, práce a sociální péče, fondu národní obnovy, národním pozemkovém fondu při ministerstvu zemědělství, státní obvodové úřadovně pro pozemkovou reformu apod. Některé dokumenty lze též najít ve fondech státních statků, velkostatků nebo lesních společenstev uložených na centrále Státního oblastního archivu v Praze a fondech okresních národních výborů deponovaných ve státních okresních archivech. Základní informace o převodech majetku, včetně pozemkových knih a sbírky listin (mladší roku 1850) jsou k dohledání na místně příslušných katastrálních úřadech.
- Zjištění hodiny narození: Hodinu narození je možné zjistit v tzv. porodopisech. S ohledem na dlouhé skartační lhůty u zdravotnických dokumentů doporučujeme v první řadě kontaktovat příslušnou porodnici, pokud již byla zrušena, tak jejího právního nástupce. Na centrále SOA v Praze jsou k dispozici pouze dokumenty ze spisovny bývalého Krajského ústavu národního zdraví v Praze z let 1885-1918 a 1966-1980.
- Ztracené vysvědčení/výuční list: V případě, že škola dosud existuje, doporučujeme obrátit se přímo na ni. Doklady o studiu (třídní výkazy, katalogové listy) se ukládají ve spisovnách škol po dobu 45 let a následně jsou předávány k trvalému uložení do příslušného státního okresního archivu, v jehož obvodu škola sídlila; v případě pražských škol zřizovaných pražským magistrátem do Archivu hlavního města Prahy, v případě soukromých pražských škol na centrálu našeho archivu - SOA v Praze. Pokud potřebujete opis vysvědčení a zároveň již škola katalogy/výkazy předala do archivu, vystaví archiv kopii záznamů z katalogu a na jejím základě pak příslušná škola vystaví opis vysvědčení.
- Dokumenty pro výpočet důchodu nebo potvrzení doby zaměstnání (mzdové a evidenční listy): Tyto dokumenty nejsou podle zákona č. 499/2004 Sb. považovány za archiválie a nejsou ukládány ve státních archivech. Státní oblastní archiv v Praze neposkytuje potvrzení o době zaměstnání ani nedisponuje podklady pro důchodové pojištění. Pokud tyto dokumenty nejsou evidovány u České správy sociálního zabezpečení (www.cssz.cz), doporučujeme se obrátit na likvidátory zaniklých podniků nebo na právní nástupce bývalých zaměstnavatelů. Od 1. 1. 2023 je lhůta 45 let pro uchování dokumentů.
Elektronický systém spisové služby (eSSL)
Dne 1. 7. 2024 nabyla účinnosti novela zákona č. 499/2004 Sb. Každý veřejnoprávní původce uvedený v § 63 odst. 3 Zákona musí mít svůj základní elektronický systém spisové služby (dále jen eSSL).
Správce informačního systému, který není elektronickým systémem spisové služby, využívaného veřejnoprávním původcem zajišťuje, že tento informační systém umožňuje:
- uchovávání informací v souladu s § 3 odst. (5). V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase.
- provedení výběru archiválií mimo skartační řízení nebo umožnit aplikaci trvalého skartačního souhlasu podle § 15 odst.
Na tyto systémy se nevztahují požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen NSESSS). Jedná se o informační systém, který veřejnoprávní původce využívá k výkonu některých specializovaných činností, kterým je systém přizpůsoben na míru vyvinutými funkcemi, automatizovanými postupy, speciálními nástroji např. pro práci s příslušnými datovými formáty, jedinečnými formáty vstupních dat (např. specifická xml schémata, JSON vstupy apod.).
Informace a jejich správa v takovém informačním systému je obvykle mnohem rozsáhlejší nebo naopak mnohem omezenější než u správy dokumentů v eSSL. Přizpůsobení takového systému požadavkům na eSSL by znamenalo buď ztrátu informační a funkční hodnoty systému nebo zbytečné výdaje původce na doplnění bezvýznamových formálních dat tak, aby byly splněny povinné náležitosti.
Čtěte také: Stavební právo a archivy
Původce má povinnost každý takový systém uvést ve svém spisovém řádu, aby byla existence příslušné činnosti podchycena (obdobně jako uvádění samostatných evidencí). Při výběru archiválií bude zhodnocen informační obsah systému a technické možnosti a bude zvolen nejvhodnější způsob výběru a předání archiválií. Při stanovení historické hodnoty a vhodnosti k trvalému uložení bude dále maximálně zohledňována snaha o agilní výběr archiválií, takže budou systémy posuzovány v kontextu ostatních systémů, aby nedocházelo k zbytečné multiplikaci dat.
Informace ze systému se mohou vybírat na úrovni jednotlivých klíčových entit (Archivace entit), na úrovni celého systému (data z celého systému za dané časové období - Archivace celku), příp. Výběr archiválií provádí příslušný pečující archiv. Na základě analýzy bude stanoveno jak často a která data budou předávána. Periodicita je obvykle 1-3-5 nebo i více let, ale závisí na povinnosti původce data promazávat, proto může být někdy i častější.
Možnosti archivace informačního systému
- Archivovat celý IS je vhodné tehdy, pokud informační hodnota spočívá v systému a jeho datech jako celku.
- Vytvoření datových balíčků pro jednotlivé klíčové entity, jako např. název projektu, klient, žák apod.
- Pokud archiv zhodnotí, že historicky cenná nejsou zdrojová data, ale pouze statistické nebo jiné datové sestavy z nich vytvořené, je vhodné dodání těchto sestav.
Formát SIARD rozvinul Švýcarský federální archiv a s dalším rozvojem v rámci projektu E-ARK se stal standardem pro archivaci relačních databází v Evropě.
Žádost o posouzení a trvalý skartační souhlas
Jako správce informačního systému „Název systému“, který není elektronickým systémem spisové služby, žádáme v souladu s § 3a AZ o jeho posouzení a o vydání trvalého skartačního souhlasu podle § 15 odst. 4 AZ nebo o stanovení postupu výběru archiválií podle odst. Zároveň prohlašujeme, že tento informační systém umožňuje uchovávání informací v souladu s § 3 odst. 5.
Příslušný archiv posoudil na žádost správce informačního systému „Název správce“ informační systém „název systému“, který podle prohlášení správce není elektronickým systémem spisové služby a umožňuje uchovávání informací v souladu s § 3 odst. vydal trvalý skartační souhlas podle § 15 odst. není-li vydáno rozhodnutí o trvalém skartačním souhlasu, stanoví příslušný archiv ve spolupráci s Národním archivem následující postup výběru archiválií podle odst. Pokud půjde o informační systém, který může splňovat některý z parametrů uvedený v § 4, 5 a Přílohy 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb.
tags: #jak #ziskat #archiv #informacni #listy #ct